Guía de uso del Sistema de Gestión de Comercios (MMS)

Las empresas que gestionan eficazmente a sus comerciantes saben que necesitan una herramienta sencilla que les ayude a prestar un servicio excelente a sus clientes. Además, con el aumento constante de la competencia en el mercado, se está convirtiendo en algo esencial para las empresas ser las primeras en la cola del éxito.

Se prevé que en 2027 las compras minoristas de comercio electrónico en todo el mundo alcanzarán los 8 billones de dólares estadounidenses, por lo que es especialmente importante que las empresas estén preparadas con el software adecuado para gestionar esa carga. Un sistema de gestión comercial (SGC), que puede ayudarles a gestionar su trabajo en un espacio en línea, podría ser justo lo que necesitan. Esta es una guía sencilla sobre qué incluye el software de gestión de comercios y cómo utilizarlo.

¿Qué es un sistema de gestión de comercios?

Un sistema de gestión de comercios es una plataforma digital que apoya a las empresas que comercian garantizando el procesamiento de pedidos, las transacciones, los gastos y el seguimiento del inventario durante su ciclo comercial. Para permitir una gestión comercial oportuna, es necesario controlar toda la información de los clientes y cotejarla con sus compras.

Un MMS también recupera esta información en tiempo real, lo que tiene un valor incalculable para cualquier negocio. Puede generar recibos detallados tanto para el comerciante como para el proveedor de servicios de pago. Y lo que es más importante, ofrece a las empresas una visión completa del comportamiento de los clientes y de los análisis de ventas. Por eso, disponer de un software de gestión comercial operativo se ha convertido en algo esencial para muchas empresas.

La importancia de implantar un MMS

Con el software correspondiente no sólo se pueden realizar todas las operaciones empresariales relevantes en un solo lugar, sino que además se simplifican con esta plataforma. Por ejemplo, en lugar de la gestión manual y la incorporación de un miembro del personal, el MMS asume la carga y completa muchos procesos automáticamente.

El éxito de los comerciantes depende de su capacidad para registrar y acceder instantáneamente a su historial de compras y pedidos, al comportamiento de los clientes y a los análisis pertinentes. Además, un MMS garantiza una gestión de clientes sencilla para los comerciantes, todo en un mismo lugar.

Un MMS también es una aplicación a la que los agentes pueden recurrir para encontrar y elegir comerciantes relevantes en una zona seleccionada, así como para registrar y gestionar perfiles de comerciantes nuevos y existentes. Un MMS también puede realizar informes de rendimiento sobre la eficiencia del equipo.

Por último, el uso de un MMS puede generar fuentes de ingresos adicionales. Esto, por ejemplo, puede demostrarse cuando se da cuenta de que su equipo ha liberado tiempo para las ventas en lugar de realizar tareas administrativas.

Características principales del software de gestión comercial

Algunas de las características centrales del MMS incluyen formas de proporcionar análisis inteligentes, fácil acceso desde un dispositivo móvil, la posibilidad de utilizarlo con distintos programas informáticos y mucho más. He aquí nuestra visión detallada de algunos de los atributos más importantes de un sistema de gestión comercial.

Informes y análisis exhaustivos

Un MMS ofrece una serie de filtros para la elaboración de informes. También incluye funciones de clasificación y permite utilizar múltiples opciones en tiempo real. Se debe utilizar una función de búsqueda si se desea consultar resultados relevantes sobre el nombre de un servicio, un comerciante, una fecha de transacción y otros datos relacionados.

La funcionalidad de informes detallados es vital para trabajar con grandes datos acumulados a lo largo del tiempo. Con ella, los usuarios pueden recuperar fácilmente informes analíticos personalizados, analizarlos y modificar la forma en que se muestran los informes. Una vez recuperado un informe, en muchos MMS se dispone de un sofisticado panel de análisis. Los usuarios pueden seleccionar métricas personalizadas y mostrar lo que es esencial para su comercio, como la analítica de ventas. Esto ayuda a las empresas a predecir su éxito y a tomar decisiones empresariales relevantes.

Compatibilidad móvil

En 2024, es esencial poder ofrecer un servicio de pago fácil a los clientes móviles. Con un MMS, el procesamiento de transacciones móviles nunca ha sido tan fácil. Los pagos pueden realizarse fuera de línea si es necesario, y las transacciones se realizarían una vez que se disponga de acceso a Internet. Los pagos, las propinas y los reembolsos pueden realizarse sobre la marcha utilizando un dispositivo móvil. Los clientes recibirán recibos digitales por SMS o correo electrónico.

Opciones de integración flexibles

Existen muchos proveedores de servicios de pago en el mercado, y un MMS puede integrarlos utilizando los plugins pertinentes. Normalmente, al configurar dicha integración, los usuarios pueden seleccionar una pasarela de pago preferida para sus necesidades empresariales y conectarla a su sistema con un esfuerzo mínimo. Al integrar una pasarela de pago, se produce un procesamiento seguro de los datos de clientes y pagos entre la plataforma de comercio electrónico y el proveedor de servicios de pago.

Enrutamiento inteligente de transacciones

Esta funcionalidad garantiza que una transacción se dirija automáticamente al canal de pago, un banco o un servicio de pago con mayor potencial para aceptarla. El enrutamiento inteligente de las transacciones se realiza mediante un proceso inteligente que tiene en cuenta dónde se encuentran los clientes, qué tipo de moneda y tarjetas utilizan y qué banco es probable que acepte el pago. Esta integración multicanal es una característica excelente para garantizar altos índices de aceptación de transacciones, mejores ingresos, los costes de transacción más bajos posibles y una experiencia de usuario mejorada.

Capacidades en cascada

Si las transacciones se rechazan a través de un canal, la funcionalidad en cascada del sistema de gestión de comercios ayuda a dirigirlas a otros canales de pago automáticamente. Este proceso se activa con cada rechazo sin que los clientes tengan que volver a introducir manualmente sus datos. Se trata de una herramienta que aumenta considerablemente las posibilidades de aceptación del pago y puede ofrecer una mejor experiencia al usuario. También contribuye considerablemente a generar más ingresos al aceptar los pagos y ahorrar en costes de comisiones por transacciones rechazadas inicialmente.

Facturación inteligente

Si su proveedor de sistemas de gestión comercial no ofrece facturación inteligente, se lo está perdiendo porque podría haber ahorrado mucho tiempo y dinero con esta herramienta. La facturación inteligente significa que puede modificar su estructura de tarifas en función del cliente con el que esté tratando, en lugar de cobrar una tarifa fija para todos. Puede modificar de forma flexible el importe cobrado en función del tipo de cliente (por ejemplo, el sector). De este modo, el cobro al cliente se realiza de forma automática y sin complicaciones, con los honorarios aplicables al final del ciclo de pago. La facturación inteligente marca la diferencia en los ingresos finales en todos los sentidos. Ahorra esfuerzos, como la configuración manual de tarifas y la gestión de facturas por parte del personal, libera más tiempo para sus otras tareas y, gracias a la flexibilidad de las tarifas, contribuye al crecimiento de los clientes y a una mayor fidelidad.

Gestión de inventario

El seguimiento del inventario también es fácil y eficaz con un MMS. Esta función le ayudará a registrar, modificar y mejorar los registros de inventario. Muchas empresas necesitan tener acceso en tiempo real a las mercancías y evitar que se agoten. Con acceso a informes de inventario y alertas, las empresas pueden tener una visión general de lo que necesitan sus clientes para poder suministrárselo a tiempo. Puede configurar alertas para que le avisen cuando las mercancías estén por debajo de un determinado nivel. A continuación, puede seguir un sencillo proceso de pedido, enviando una solicitud a su proveedor. Esto le ahorrará tiempo y probablemente le proporcionará otro cliente satisfecho que se beneficiará de sus existencias.

Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Un MMS ofrece todas las herramientas para gestionar con éxito las relaciones con los clientes. Los comerciantes pueden hacer un seguimiento de la actividad y las ventas de los clientes, gestionar fácilmente los registros de clientes, enviarles correos electrónicos de marketing a través de listas relevantes e incluso generar facturas. Aún más, también pueden generar clientes potenciales que lleguen a través de un formulario web, y convertirlos en clientes, ¡todo en un mismo lugar! Los análisis de ventas pueden utilizarse para comprender qué va bien y en qué aspectos hay que mejorar las relaciones con los clientes.

Tipos de empresas que deberían utilizar servicios de gestión de comercios

No es ningún secreto que las soluciones de gestión de comercios pueden beneficiar a muchas empresas. Entre ellas se incluyen proveedores de servicios de pago, bancos, organizaciones de ventas independientes u oficinas de ventas, etc. ¿Por qué todas estas empresas deberían utilizar un software de gestión comercial? A continuación se exponen algunas sencillas razones.

PSP/PayFacs

Los proveedores de servicios de pago requieren una gestión comercial diaria sencilla. Entre los servicios que ofrecen se incluyen los siguientes

• Creación de cuentas de comerciantes.
• Permitir una amplia gama de métodos de pago y divisas.
• Verificación de las transacciones.
• Comunicación con los proveedores de tarjetas.

Algunos de estos procesos implicaban tradicionalmente trabajo manual. Sin embargo, los MMS simplifican enormemente la gestión de los comercios. Los PSP/PayFac pueden reducir significativamente su tiempo y sus gastos operativos con una adquisición eficiente de nuevos comerciantes, una verificación automatizada rápida pero fiable, y un buen seguimiento de los comerciantes existentes y un compromiso con ellos cuando sea necesario.

El éxito diario de sus equipos y comerciantes se puede evaluar fácilmente con un solo software.

Bancos

No es muy conocido, pero un MMS puede integrarse fácilmente con el software principal utilizado por un banco. Las innumerables opciones flexibles disponibles para la personalización en las páginas de pagos permiten a los bancos elegir lo que es mejor para su crecimiento y su base de clientes. En cuanto a la seguridad, el software de gestión de comercios utilizaría la última tecnología de prevención del fraude para identificar pagos sospechosos y ayudar a mantener la relación entre los bancos y sus clientes.

Este software permite el enrutamiento personalizado de las transacciones, lo que afecta positivamente a la actividad de pago de los bancos en las regiones pertinentes. El sistema también puede añadir proveedores de pago de última generación, lo que demuestra que los bancos siguen las últimas tendencias y se ajustan a las demandas de sus clientes.

ISO/MSP

Las empresas ISO/MSP necesitan incorporar nuevos comerciantes y gestionar los existentes de forma eficiente. La facilidad de uso del software de gestión de comerciantes es un gran apoyo para este reto. Ayudará a evitar los procedimientos de recopilación, verificación y aprobación de documentos, tradicionalmente manuales y, por lo tanto, que requieren mucho tiempo. Los informes claros y sencillos proporcionarán una excelente visión general de cómo está cada uno de los comerciantes y qué transacciones se han realizado o han sido rechazadas.

Con la automatización y la reducción del tiempo y los costes, las empresas pueden centrarse en lo que realmente les importa: mejorar la canalización de sus clientes.

¿Cómo pueden beneficiar a su empresa las soluciones de gestión de comercios?

Un MMS es una solución integral que ofrece muchas ventajas a las empresas. ¿Quiere saber cuáles son? He aquí nuestra lista seleccionada de ventajas de un MMS:

• Seguridad de datos y procesos. Este tipo de soluciones garantizan que todas las transacciones utilicen una autenticación segura, aplicando los últimos estándares de seguridad. No tendrá que preocuparse de que le roben los datos o pirateen el sistema.
• Integración inteligente y elección de proveedores de pago. Si quiere que sus clientes estén más contentos, utilice un MMS porque integra muchos proveedores de pago diferentes en una sola aplicación. A continuación, dirige a los clientes a la pasarela de pago más adecuada, lo que probablemente hará que su transacción se realice de forma rápida y eficaz.
• Incorporación de comerciantes. Olvídese de la verificación manual: el software puede hacerlo por usted, utilizando un proceso de verificación inteligente y seguro para reunir a todos los comerciantes en un mismo lugar. Con un MMS, también puede migrar fácilmente a los comerciantes existentes desde otro sistema.
• La gestión de comerciantes es muy sencilla. Una única solución permite a los agentes acceder a las búsquedas de comerciantes en lugares cercanos; ayuda a seleccionar los comerciantes adecuados en función de los criterios elegidos. Pero eso no es todo. También puede asignar tarifas personalizadas a cada comerciante en función de las necesidades de su empresa y elaborar liquidaciones junto con los informes de pago.
• Seguimiento de la productividad de los comerciantes. Un MMS permite a los usuarios controlar la productividad y el uso del tiempo de los comerciantes. Informará a los usuarios sobre el rendimiento de los comerciantes y contribuirá a la optimización del trabajo.
• Fidelización de clientes. La sencillez de las transacciones, la compatibilidad con los pagos móviles, la facilidad de navegación y las soluciones para los pagos potencialmente rechazados contribuirán a aumentar la confianza de los clientes y les motivarán para volver.
• Aumento de los ingresos. Un sistema de gestión de comercios proporciona a los comercios y a sus clientes una solución que cubre eficazmente sus necesidades comerciales y les hace destacar entre los demás. Esto les permite crecer y aumentar su rentabilidad.

Las soluciones de gestión de comercios se crean para empresas de todos los tamaños y ubicaciones, por lo que merece la pena explorarlas para ver cómo pueden beneficiar a su negocio.

Cómo elegir el software de gestión comercial adecuado para su empresa

¿Cómo decidir qué sistema es el adecuado para su empresa? Le recomendamos que elija su MMS teniendo en cuenta sus objetivos empresariales. Las características más esenciales a las que debe prestar atención a la hora de seleccionar un MMS son las siguientes:

• Informes avanzados. Su solución de gestión comercial le resultará más útil si le proporciona herramientas de generación de informes que le permitan analizar y mejorar la productividad de su negocio.
• Facilidad de los procesos de adquisición de comerciantes. Cuando incorpore a un nuevo comerciante, querrá que su MMS se asegure de que cumple las normas y se verifica sin problemas.
• Prevención del fraude de datos. La seguridad es clave para cualquier operación en línea, por lo que un MMS debe utilizar los últimos protocolos de seguridad y custodiar los datos de forma eficaz.
• Funcionalidad de seguimiento de inventario. Un MMS le ayudaría a gestionar sus suministros y evitar quedarse sin los productos que podría ofrecer a sus clientes.
• Pagos móviles. Si sabe que muchos de sus clientes prefieren utilizar teléfonos móviles, debe asegurarse de que el MMS que implemente se adapte a ellos y permita realizar pagos móviles.
• Actualizaciones periódicas de software. Implantar un MMS dinámico que se mejore continuamente resolviendo problemas y ofreciendo nuevas opciones de integración le permitirá disponer de una tecnología eficaz en cualquier momento.
• Integración con los sistemas existentes. Considere qué sistemas utiliza actualmente y si necesita integrarlos con su nuevo MMS. El software empresarial más popular es fácil de conectar con muchas soluciones.

La creciente demanda de MMS

Según datos de McKinsey, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) destinan menos del 10% de su presupuesto para aplicaciones y servicios a la aceptación de pagos. El resto se distribuye entre otros servicios y herramientas, incluido el software de gestión empresarial que cubre un amplio abanico de procesos de la empresa.

¿Pero qué pasaría si existiera una única solución que se ocupara de muchas, si no todas, las operaciones cotidianas de las pymes? Un MMS es precisamente lo que podría hacer ese trabajo, por lo que la necesidad de este tipo de soluciones aumentará en los próximos años y para todos los tamaños de empresa.

Reflexiones finales

En resumen, el sistema de gestión comercial es una solución todo en uno esencial para quienes desean gestionar su comercio de forma eficiente. Ofrece muchas ventajas a empresas de todos los niveles gracias a sus funciones clave, como análisis de ventas sencillos, gestión de clientes, integraciones relevantes adaptadas a sus necesidades, herramientas de elaboración de informes, procesamiento de pedidos y gestión de inventario.

Es una herramienta que beneficiará no sólo a las empresas sino, lo que es más importante, a sus clientes, que quedarán satisfechos con la fluidez del servicio y se convertirán en clientes fieles. Además, los MMS serán cada vez más populares con el aumento de la demanda de los clientes y el avance de la competencia. Si todavía está considerando si necesita un software de gestión comercial de marca blanca para su empresa, esperamos que esta guía le sea útil.

PREGUNTAS FRECUENTES